Nhiều bạn yêu thích ngành tổ chức sự kiện nhưng thắc mắc quy trình tổ chức sự kiện của công ty diễn ra như thế nào? Làm thế nào để bắt đầu tổ chức sự kiện từng bước? Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về tổ chức sự kiện dưới góc độ của một đơn vị chuyên trách.
Tổ chức sự kiện là gì?
Trước khi hiểu tổ chức sự kiện là gì thì trước hết chúng ta phải biết sự kiện là gì. Sự kiện là một hoặc nhiều hoạt động được tổ chức có chủ ý tại một địa điểm và thời gian cụ thể. Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bằng cách tổ chức các sự kiện, những thông điệp ý nghĩa có thể được truyền tải tới khách tham gia. Trong thời đại hiện nay, khái niệm tổ chức sự kiện đã mở rộng ra ngoài việc chỉ giới hạn ở một sự kiện nhỏ. Ngoài các hoạt động cộng đồng có quy mô lớn, các sự kiện còn có sự quan tâm của cá nhân hoặc cộng đồng nhưng có phạm vi hẹp hơn.
Nguồn tìn từ OKVIP26.COM cho biết: Lập kế hoạch/quản lý sự kiện là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến sự kiện nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo và tạo được ấn tượng tốt. Quá trình này bao gồm nhiều công đoạn từ khi lên ý tưởng đến khi kết thúc sự kiện. Tổ chức sự kiện ngày nay không chỉ truyền tải thông điệp mà còn thể hiện hình ảnh sản phẩm mới, chào mừng lễ hội hay mang ý nghĩa cộng đồng. Lựa chọn những yếu tố sáng tạo, phù hợp để truyền tải thông điệp và tạo sự kết nối với khách mời là một phần quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện ngày nay.
Quy trình tổ chức sự kiện của công ty
Giai đoạn trước sự kiện
Bước 1: Xác định mục đích của sự kiện
Sự kiện là một định nghĩa chung cho những hoạt động quy tụ đông người và được chia thành nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao gồm khá nhiều lĩnh vực như sự kiện kinh doanh, sự kiện liên quan đến kinh doanh, họp báo, sự kiện khách hàng, v.v..
Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng. Bước đầu tiên khi tổ chức sự kiện là doanh nghiệp phải xác định rõ cốt lõi của sự kiện và công việc cần thực hiện:
- Loại hình và phạm vi của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai mạc, YEP,…)
- Khách mời và số lượng
- Doanh nghiệp muốn gửi thông điệp gì tới công chúng?
- Dự toán ngân sách là gì?
- Tổ chức sự kiện ở đâu?
- Chủ đề của sự kiện là gì?
Bước 2: Xây dựng ý tưởng
Những người tham gia hoạt động giải trí của OKVIP chia sẻ: Trong quá trình tổ chức sự kiện, ý tưởng sẽ tạo nên linh hồn cho sự kiện. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng như mục đích của sự kiện.
Ở giai đoạn này, người tổ chức phải suy nghĩ, nhanh chóng khái quát hóa các ý tưởng và phân tích chúng một cách cẩn thận. Sau đó chọn phương án phù hợp nhất và chia đều thành các phân đoạn chi tiết. Người tổ chức phải có khả năng sáng tạo mạnh mẽ để tạo ra một chương trình độc đáo hơn so với đối thủ.
Tuyệt đối không được phép trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, uy tín của sự kiện và hình ảnh thương hiệu của công ty.
Bước 3: Chia công việc nhân viên thành từng hạng mục
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là chia công việc thành các lĩnh vực chuyên môn: thiết kế (đồ họa, thuyết trình, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng). ), hiệu ứng sân khấu,…), quản lý, giám sát,… Nhân sự ở từng hạng mục phải được lựa chọn kỹ lưỡng và đảm bảo phù hợp.
Giai đoạn trong sự kiện
Bước 4: Triển khai theo kế hoạch
Mỗi bộ phận phải tuân theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch từ trước. Các bộ phận thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình để không ảnh hưởng đến tiến độ chung và phối hợp với nhau, hỗ trợ nhau một cách linh hoạt.
Bước 5: Chuẩn bị và dàn dựng
Một trong những bước tổ chức sự kiện tốn nhiều thời gian nhất và cũng rất quan trọng để thành công chính là sự chuẩn bị. Doanh nghiệp nên hoàn thành các bước bên dưới và chạy thử nghiệm ít nhất 1-2 lần. Nếu phát hiện sai sót phải hoàn thiện ngay, điều chỉnh và kiểm tra cho đến khi chương trình chạy ổn định.
- Tạo banner, khán đài, khung, phông nền, hình nền, slideshow, văn bản và hình ảnh để phát cho khách tại sự kiện
- Da
- Gửi lời mời và đăng thông báo
- Cho thuê thiết bị hỗ trợ
- Thuê MC, PG
- Thuê đội múa biểu diễn điệu múa khai mạc
- Hoàn tất các thủ tục cần thiết
Bước 6: Tổ chức sự kiện
Trưởng bộ phận điều phối, kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên nhiệm vụ được phân công trong quy trình tổ chức sự kiện . Mỗi phân đoạn cần được theo dõi và kiểm tra dựa trên danh sách kiểm tra và dòng thời gian của chương trình.
Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải tập hợp ngay mọi người để giải quyết càng nhanh càng tốt.
Giai đoạn sau sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện cũng bao gồm các công việc sau khi sự kiện kết thúc.
Bước 7: Kết thúc chương trình
Khi chương trình kết thúc, các bộ phận liên quan thu thập đồ đạc, xử lý các thiết bị thuê và dọn dẹp hiện trường.
Bước 8: Báo cáo và rút kinh nghiệm
Các bộ phận phải tổng hợp và báo cáo mức độ công việc đã hoàn thành trong sự kiện vừa qua, bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện. Từ đó rút kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
Hy vọng trong khuôn khổ bài viết quy trình tổ chức sự kiện của công ty mà chúng tôi chia sẻ giúp những người yêu thích sự kiện có cái nhìn tổng quan toàn diện cũng như có thể hỗ trợ những người sắp làm sự kiện có một tổ chức hoàn thiện và thành công hơn.
